Orenes Grupo mejora la seguridad y el control de su gestión documental con Canon

Con casi 50 años de historia, la compañía murciana ha experimentado en los últimos años un crecimiento constante y cuenta actualmente con una plantilla de más de 2.000 trabajadores. Por ello, y para coordinar mejor sus procesos internos y su atención al cliente, Orenes Grupo necesitaba contar con un sistema de documentación centralizado, sencillo y escalable, en base a los diferentes flujos de trabajo de cada una de sus delegaciones. 

Los trámites de la documentación necesaria para cada una de las máquinas recreativas, su identificación mediante matrícula y envío, suponía una limitación para la empresa a la hora de controlar el conjunto de documentación de las delegaciones desde la sede central en Murcia. Además, cada empleado almacenaba los archivos en su ordenador con la posibilidad de que éstos se perdieran. Asimismo, el envío de facturas impresas a los clientes implicaba unos tiempos y costes adicionales para la empresa.

Por todo ello, Orenes Grupo decidió implantar un gestor documental que le permitiese centralizar la documentación de las máquinas recreativas y simplificar su adaptación en base a la normativa de juego de cada una de las comunidades. 

La empresa ya contaba con un software para tratar sus documentos digitalmente, pero buscaba una solución más específica, un gestor documental que se ajustase mejor a sus necesidades. Tras valorar sus opciones, finalmente optó por la solución de Canon debido a su flexibilidad en la implementación, las diferentes posibilidades de integración con otros programas y los buenos resultados que ya había tenido con el software de gestión de impresión de la propia compañía.

La implementación de las soluciones propuestas por Canon duró menos de dos meses, empezando por el Departamento de Operaciones de la Comunidad Valenciana, dedicado a gestionar las licencias para la instalación de máquinas recreativas, que pasó de tener más de 1.300 documentos alojados de manera local sin copia de seguridad, a generar toda la documentación de manera electrónica. Progresivamente este proceso se implementó en otras en otras áreas de la empresa como las de asociados, en los listados de facturación y en las bases de datos de conocimiento -una plataforma propia desarrollada por Orenes para la consulta de procesos e instrucciones de programadores e informáticos. Además, se estableció en el área de administración con el fin de controlar de forma más eficaz las fechas de entrega de ciertos proveedores. 

En palabras de José Chico, Director de Informática de Orenes Grupo, “ahora tenemos un servidor que almacena la base de datos, realiza copias de seguridad independientes y controla el acceso de los usuarios mediante una autentificación y contraseña, mientras que antes cada usuario tenía que guardar la documentación en su ordenador; un sistema que no ofrecía ninguna garantía de seguridad”. Este servidor centralizado clasifica, indexa y almacena la documentación de todas las comunidades autónomas y controla el acceso integrándose con el directorio de usuarios del cliente, permitiendo el acceso de usuarios externos mediante la autentificación. Así, la herramienta de Canon ha mejorado el control y la seguridad en el manejo de toda la documentación, al tiempo que ha permitido ahorrar recursos y homogeneizar procesos de trabajo.